Dịch vụ tổ chức đại hội cổ đông thường niên

Trong các công ty cổ phần, việc tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên là nghĩa vụ bắt buộc được quy định rõ trong Luật Doanh nghiệp. Đây không chỉ là sự kiện quan trọng để cổ đông nắm bắt tình hình hoạt động của công ty mà còn là dịp thông qua các quyết sách chiến lược. Tuy nhiên, để tổ chức cuộc họp đúng quy định, đủ thành phần, hợp lệ về hồ sơ và trình tự không hề đơn giản. Dịch vụ tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên của Vi-Office là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Chi phí dịch vụ tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên trọn gói

Chi phí tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên phụ thuộc vào quy mô, nội dung và mức độ hỗ trợ mà doanh nghiệp yêu cầu. Các hạng mục thường bao gồm:

• Tư vấn xây dựng nội dung chương trình, thông báo mời họp
• Soạn thảo nghị quyết, biên bản, danh sách cổ đông
• Hỗ trợ kiểm tra tư cách tham dự, tỷ lệ biểu quyết
• Đại diện pháp lý hỗ trợ điều hành, ghi nhận ý kiến
• Hỗ trợ đăng ký thay đổi thông tin sau đại hội nếu có

Mức phí dao động từ 5.000.000 đến 15.000.000 đồng tùy gói dịch vụ. Vi-Office cung cấp bảng giá minh bạch, có hợp đồng rõ ràng và cam kết không phát sinh chi phí.

Thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị

Để tổ chức hợp lệ một kỳ đại hội đồng cổ đông thường niên, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước dưới đây theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và điều lệ công ty:

1. Chuẩn bị hồ sơ và nội dung cuộc họp

Bao gồm:

• Thông báo mời họp gửi đến cổ đông
• Tờ trình của Hội đồng quản trị
• Dự thảo chương trình họp và nghị quyết dự kiến
• Báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo hoạt động HĐQT và Ban Kiểm soát

• Danh sách cổ đông có quyền dự họp, được chốt theo thời điểm theo quy định

• Phiếu biểu quyết, mẫu ủy quyền tham dự nếu có

2. Gửi thông báo và công khai nội dung

Thông báo mời họp cần gửi ít nhất 21 ngày trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn dài hơn.

Thông báo mời họp phải được gửi bằng phương thức để đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty. Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể đăng trên báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.

Thông báo mời họp cũng cần được gửi kèm theo các tài liệu sau:

• Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
• Phiếu biểu quyết.

Nếu công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp có thể được thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Khi đó, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi và cách thức tải tài liệu.

3. Tổ chức cuộc họp

Cuộc họp được xem là hợp lệ khi:

• Có trên 50% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự (lần 1), hoặc
• Từ 33% nếu tổ chức lần 2, theo luật định.

Bước 4: Tiến hành cuộc họp

Các nội dung chính thường bao gồm:

• Thông qua chương trình họp và quy chế làm việc

• Trình bày các báo cáo, phương án và tờ trình

• Thảo luận, biểu quyết các nội dung

• Ghi nhận ý kiến bằng phiếu biểu quyết, kể cả đối với cổ đông được ủy quyền

Bước 5: Lập biên bản và thông qua nghị quyết

Biên bản họp cần ghi rõ:

• Thời gian, địa điểm, số cổ đông tham dự

• Nội dung đã thảo luận và kết quả biểu quyết từng vấn đề

• Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp

Nghị quyết được thông qua khi có đủ tỷ lệ tán thành theo quy định tại Điều lệ và Luật Doanh nghiệp.

Bước 6: Công bố thông tin (nếu là công ty đại chúng)

Đối với công ty cổ phần đại chúng, nghị quyết và biên bản họp phải được công bố công khai theo quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và thực hiện các thay đổi liên quan (nếu có)

Sau đại hội, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ:

• Biên bản họp

• Nghị quyết

• Danh sách cổ đông tham dự

Nếu nghị quyết có nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp (như thành viên HĐQT, người đại diện), cần thực hiện đăng ký thay đổi tại Sở KHĐT theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Lý do nên chọn Vi-Office khi tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên

Việc tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, pháp lý, thư ký công ty và HĐQT. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, Vi-Office mang đến những giá trị thiết thực:

Tư vấn đúng luật, đúng quy trình

Vi-Office luôn cập nhật quy định pháp luật mới nhất về doanh nghiệp, cổ phần và quyền của cổ đông để tư vấn đầy đủ, chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, khiếu nại từ cổ đông hoặc sai sót trong trình tự họp.

Soạn hồ sơ trọn gói, hỗ trợ đầy đủ

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến đại hội sẽ được Vi-Office soạn thảo chi tiết: từ danh sách cổ đông, thông báo mời họp, nội dung chương trình đến biên bản, nghị quyết, phiếu biểu quyết. Doanh nghiệp không cần lo lắng về thiếu sót hoặc sai mẫu.

Đại diện hỗ trợ tổ chức chuyên nghiệp

Nếu doanh nghiệp cần, Vi-Office có thể cử chuyên viên pháp lý tham dự và hỗ trợ điều hành đại hội, đảm bảo ghi nhận đúng các ý kiến và thông qua nghị quyết hợp lệ.

Cam kết bảo mật và minh bạch

Vi-Office cam kết bảo mật thông tin cổ đông, tài liệu tài chính và các nội dung liên quan đến doanh nghiệp. Chi phí tư vấn minh bạch, không phát sinh chi phí bất ngờ.

Hỗ trợ sau đại hội

Vi-Office tiếp tục đồng hành để hỗ trợ nộp hồ sơ thay đổi thông tin doanh nghiệp, công bố thông tin nếu có, và tư vấn các bước triển khai sau khi nghị quyết được thông qua.

Kết luận

Tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên là công việc bắt buộc đối với các công ty cổ phần nhưng không dễ dàng nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm. Với sự hỗ trợ của Vi-Office, doanh nghiệp sẽ có một đại hội đúng luật, đúng quy trình và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Vi-Office để nhận tư vấn miễn phí và giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.